新しい業務に直面したときの緊張感は、新社会人にとって避けられないものです。特に、会議の議事録は、その重要性と細部にわたる注意が求められるため、多くの新入社員が苦労します。しかし、今日はそんな苦労を一掃する、AIの活用法をご紹介します。この記事を通じて、会議の要点を効率的に把握し、議事録作成の時間を大幅に短縮する方法を学べます。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
会議の議事録作成における最大の課題は、どの情報が重要であるかを見極めることです。全てを文字起こししてしまうと、後からの整理が非常に手間となります。しかし、賢い意思決定アシスタントとして設計されたAIを使用することで、この問題は解決可能です。
基本のプロンプトでは、まずAIに「この会議で議論された主要なポイントは何ですか？」と尋ねることから始めます。この質問はAIに対して、情報のフィルタリングを求めるものです。AIは会議の音声をリアルタイムで分析し、重要なテーマやキーワードを抽出してくれます。
応用プロンプトでは一歩進んで、「次のプロジェクトに最も影響を与える議論ポイントを特定してください」という質問をします。これにより、AIはさらに具体的な情報を抽出し、その情報が今後の業務にどのように影響するかの洞察も提供します。このプロンプトの成功は、AIが持つデータ分析の能力と、会議の内容を業務の文脈で解釈する能力に依存します。
ありがちな失敗例は、「すべての会議内容を要約して」というあまりにも曖昧な指示を出すことです。これではAIも重要な情報を見落とす可能性があります。改善策としては、必ず具体的な目的やコンテキストを示すことが重要です。たとえば、「販売戦略に関連する議論のみを抽出してください」と指示することで、AIはより精度の高い情報を提供できます。
実際に試してみた：新社会人のAIとの対話
実際の会議で、私はまずAIに「今日の会議で取り上げられた主要な議題を教えてください」と尋ねました。初めの返答はやや広範囲にわたっていましたが、次に「その中でも特に次のプロジェクトに影響を与えるポイントは何ですか？」と質問を絞り込むと、AIは非常に具体的な答えを返してきました。このやり取りは、私が議事録を整理する時間を大幅に短縮しました。
横展開TIPS: 他の場面での応用例
このAIの技術は、メールの整理や企画書の作成にも応用可能です。たとえば、大量のメールから重要な情報だけを抽出するために、「この週の重要なメールを教えてください」と尋ねることができます。また、企画書を作成する際には、「このアイデアが市場に与える影響を分析してください」というプロンプトを使用することで、より戦略的な文書が作成できます。
最初の小さな一歩
この記事で紹介したAIの活用方法を始める最初のステップとして、AI意思決定支援ツールを利用することをお勧めします。多くの企業で利用されているAIツールに登録し、基本のプロンプトから試してみてください。それが自信を持って次のステップに進むための足掛かりとなるでしょう。
新しい技術を活用することで、業務の質を向上させることが可能です。AIと共に、新社会人としての一歩を踏み出しましょう。