ある日突然、新入社員のあなたに会議の議事録作成が任されることになりました。しかし、どの情報が重要で、どのようにまとめれば良いのかわからず、不安でいっぱい。全てを文字起こししてから重要な部分を選ぶ作業は、まるで針を探すかのような地獄です。この記事では、そんな新社会人が抱える一見膨大で困難なタスクを、AIの力を借りて効率的に、しかも確実にこなす方法を紹介します。
AIを活用した議事録作成の初歩
まず、AIがどうしてこのような作業に役立つのか、その根本から理解しましょう。AIは、大量の情報から重要なポイントを抽出し、それを組み合わせることで新たな価値を生み出すことが得意です。この能力を議事録作成に活用することで、効率的に、かつ正確にタスクを完了することが可能になります。
基本のプロンプト: 会議のキーポイントを抽出
議事録作成時のAI活用の第一歩は、正確なプロンプトの設定から始まります。「この会議で議論された主要なテーマとそれに対する意見の要約を教えてください」というようなプロンプトでは、AIは文脈を把握し、重要な情報をピックアップしてくれます。このプロンプトの重要な部分は、**「主要なテーマ」と「意見の要約」**というキーワードです。これにより、AIは全体の流れの中で特に重要な情報に焦点を当てるように動作します。
応用プロンプト: 詳細情報の追求
次に、もう少し詳細を求めたい場合のプロンプトです。「このテーマにおける異なる部署の見解を詳しく教えてください」と問いかけることで、AIはさらに深掘りした内容を提供します。ここでのポイントは、**「異なる部署の見解」**という部分で、AIに対して多角的な視点からの情報収集を求めていることが重要です。
ありがちな失敗とその改善策
しかし、AIを使った議事録作成では失敗も少なくありません。例えば、「会議の内容を詳しく教えて」というあまりにも漠然としたプロンプトでは、AIはどの情報を重要視すべきかを自己判断するしかなく、結果として不要な情報も多く含まれることがあります。これを改善するには、「会議で取り上げられた問題点とそれに対する提案をリストアップしてください」と具体的に指示することが効果的です。
実践例：プロンプトの試行錯誤
ある会議での実際のやり取りを例にとってみましょう。最初は「会議の概要を教えてください」と問いかけたところ、AIは非常に一般的な回答をしました。そこで、「今日の会議で最も議論された3つのポイントと、それに対する各部署の意見を教えてください」とプロンプトを修正。これにより、具体的で実用的な情報が得られました。
横展開TIPS
この技術は、議事録作成に限らず、メールの要約や報告書の作成にも応用可能です。特に、複数のプロジェクトを管理している場合、各プロジェクトの進行状況と主要な課題をAIに要約させることで、時間の節約にもつながります。
まとめと最初の小さな一歩
AIを用いた議事録作成は、正確なプロンプト設定が成功の鍵です。明日からは、会議の重要ポイントを抽出するための簡単なプロンプト「この会議で最も重要な議論は何でしたか？」から始めてみてください。これだけで、AIの力を実感し、さらに深い活用へとステップアップしていけるでしょう。