顧客に刺さる提案書を作成することは、営業職にとっての大きな課題です。特に構成が分からないとき、パワーポイントの白い画面は無限に広がる荒野のように感じられるかもしれません。しかし、今回はAI技術を利用して、このような悩みを解消する方法を具体的にご紹介します。この記事を通じて、提案書作成の初歩から応用までを学び、明日からでも使える実践的な知識を得られるでしょう。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI技術が提案書の構成を助ける理由は、データと経験に基づく提案の最適化が可能であることにあります。AIは過去の成功事例や、業界特有のキーワードを分析し、それを基に効果的な提案書の骨格を提供してくれます。
基本のプロンプト: 「顧客に響く提案書を作成してください」
このシンプルなプロンプトは、AIに対する最初の指示として重要です。ここでの「顧客に響く」というフレーズがキーになり、AIはこの目的を達成するための内容を生成します。しかし、これだけでは少し抽象的すぎるため、もっと具体的な情報を加える必要があります。
応用プロンプト: 「A社向けに、製品Bの特徴を活かした提案書の構成案を作成してください」
ここでは、顧客の名前（A社）と製品名（製品B）を明確にしています。この情報がAIにとっての具体的な指針となり、対象顧客のニーズや以前の取引履歴に基づくカスタマイズされた提案書を作成します。
ありがちな失敗プロンプト例: 「とにかく早く提案書を作成してください」
このプロンプトでは、AIに具体的な目的や内容が伝わらず、結果として一般的すぎる、または関連性の低い提案書が生成されがちです。改善するには、目的とターゲットを明確にし、「何を」「誰に向けて」提供するのかを指定することが重要です。
実践例: AIとの効果的な対話
提案書の初稿をAIに依頼した後、得られた結果を見てみましょう。例えば、「A社向けに、製品Bの特徴を活かした提案書の構成案を作成してください」と聞いたところ、AIは一定の構成案を提供しましたが、もう少し詳細が欲しいと感じた場合、次は「製品Bの利点をもっと具体的に解説し、それに基づく戦略的提案ポイントを加えてください」と再プロンプトすることができます。このように、具体的なフィードバックを通じてAIの出力を徐々に精緻化することが可能です。
横展開TIPS
- メール作成: 提案書の技術を活用して、顧客へのフォローアップメールの作成に応用できます。AIに顧客の反応を予測させ、最適なコミュニケーション戦略を提案させましょう。
- 社内報告: AIを使って、社内のプレゼン資料や報告書を作成する際にも、同様のプロンプトを使用することで、効果的な内容を短時間で準備できます。
簡単な第一歩から始めましょう
AIを活用した提案書作成の最初のステップとして、次の会議やプレゼンの準備で「AIの提案書作成ツールを使ってみる」という小さな一歩を踏み出してみてください。初めは基本的なプロンプトから始め、徐々に自分のニーズに合わせてカスタマイズしていくことが、AIと共に成長する鍵です。