地方公務員の皆さん、住民からの問い合わせメールへの対応で頭を悩ませていませんか？毎日の業務で忙しい中、すべての問い合わせに迅速かつ適切に答えることは、相当な労力と時間を要します。この記事では、AIの力を借りて、その負担を減らす方法を詳細に解説します。導入から応用まで、具体的なプロンプトとコツを学び、効率的なメール作成を実現しましょう。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
まず、AIがどのようにして公務員の文章作成を助けるのか、その根本的な理解から始めましょう。AIは単なる情報処理ツールではなく、入力されたデータ（プロンプト）を元に、ユーザーの意図に応じた内容を生成します。このプロセスを最大限に活用するには、適切なプロンプトの設定がキーポイントになります。
基本のプロンプトの例
例えば、住民から「公園の遊具が壊れている」という問い合わせが来た場合、以下のようなプロンプトを設定できます。
"住民からの遊具の修理依頼に対する丁寧な回答文を作成してください。"このプロンプトはシンプルですが、AIには具体的な作業指示が含まれています。ここでの役割設定（丁寧な回答を作成する）はAIの応答のトーンと内容の質を決定づけます。
応用プロンプトの例
さらに上級者向けのテクニックとして、以下のようなプロンプトを考えてみましょう。
"以下の情報を基に、感謝の気持ちを込めて、問題解決への取り組みを説明するメールを作成してください。依頼内容: 公園の遊具修理, 住民の感情: 不安と怒り, 目指すべき解決時期: 2週間以内。"このプロンプトでは、依頼の内容だけでなく、住民の感情や解決の締め切りも考慮しています。このように、より多くのコンテキストを提供することで、AIはより人間らしい、感情を考慮した返答を生成することが可能です。
ありがちな失敗プロンプト例とその改善
一方で、「公園の遊具修理依頼に対する返信を作成してください」という曖昧なプロンプトでは、AIは十分な情報を得られず、一般的で無味乾燥な回答を生成してしまいます。このプロンプトを改善する場合は、上述の応用プロンプトのように、具体的な指示や情報を追加することが重要です。
実際の対話で見るAIの力
次に、実際に応用プロンプトを使用した場合のAIとの対話例を見てみましょう。
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初回の問い合わせ
- プロンプト: “以下の情報を基に、感謝の気持ちを込めて、問題解決への取り組みを説明するメールを作成してください。依頼内容: 公園の遊具修理, 住民の感情: 不安と怒り, 目指すべき解決時期: 2週間以内。”
- AIの回答: “親愛なる住民の皆様へ、ご指摘の公園の遊具について、修理を2週間以内に完了する予定です。皆様の不安と怒りを解消できるよう、迅速に対応を進めます。ご理解とご協力を賜り、ありがとうございます。”
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改善後の問い合わせ
- プロンプトの微調整: “上記の内容に加え、修理作業の具体的なスケジュールを盛り込んでください。”
- AIの改善回答: “親愛なる住民の皆様へ、お知らせいたします。ご指摘の公園の遊具は、来週の月曜に点検し、その後の3日間で修理を行う予定です。皆様の日々の生活が早く戻るよう、全力を尽くします。“
横展開TIPS
このAIを使ったメール作成技術は、他の業務にも応用可能です。例えば、社内報告書やプレスリリースの草稿作成時にも同じアプローチを取り入れることができます。また、地域活性化のための提案書を作成する際にも、この技術を使って効率的に質の高い内容を作成することが可能です。
まとめと最初の小さな一歩
今回紹介したAIを利用した文章作成のテクニックは、地方公務員の方々が日々の業務を効率化するための強力なツールです。この技術を活用して、忙しい日々の中でも質の高いコミュニケーションを維持しましょう。最初の一歩として、次の住民からの問い合わせメールに対して、基本のプロンプトを試してみてください。その小さな一歩が、大きな時間の節約となるでしょう。