新社会人としてのスタートは、新しい環境と責任が重なり、時に圧倒されることがあります。特に、会議の議事録の作成は、何をどう記録すべきか判断が難しく、終わってみれば大量のテキストと格闘することに。しかし、この記事を通じて、AIを活用して情報を効率的に整理する方法を学び、その苦労を大幅に軽減することができます。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI技術がこのような悩みに応える理由は、その強力なテキスト解析と自然言語処理能力にあります。しかし、ただAIにデータを渡すだけでは不十分です。効果的な問いかけ、つまり「プロンプト」の設定が重要になります。
基本のプロンプト：会議の要点を抽出する
最初のステップとして、「この会議で討議された主要な案件とそれに対する結論を列挙してください」というプロンプトが基本形です。ここで重要なのは、言語的に明確かつ具体的な要求を行うことです。AIは指示された内容を基に処理を行うため、あいまいな表現は避けるべきです。
応用プロンプト：さらに踏み込む
次に、もう一歩踏み込んで、「各案件に対する意見の分布と、その中で最も支持された意見は何か？」と問いかけることで、より詳細な議事録が得られます。ここでのポイントは、会議の流れをAIが理解しやすいように具体的な情報を求めることです。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
ありがちな失敗は、「会議の内容を要約して」という非常に漠然としたプロンプトです。これではAIはどの情報を重要視すべきか判断できず、不完全な結果を返すことが多いです。改善策としては、具体的な要約ポイントを指定することです。「議題ごとの結論」と「その議題に至った理由」を明示的に求めると良いでしょう。
実際の対話で見る、AIの活用法
新入社員の田中さんがAIに議事録の作成を依頼した場合を想定し、そのやり取りを見てみましょう。
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田中さん:「この会議で討議された主要な案件とそれに対する結論を列挙してください。」 AI:「本日の会議では、次の三つの案件が討議されました。A案件については、以下の結論が出ました…」
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田中さん:「それぞれの案件における意見の分布と、最も支持された意見は？」 AI:「A案件については、大きく分けて三つの意見がありましたが、最も支持されたのは…」
このように、プロンプトを調整することで、より具体的で価値の高い情報を抽出できます。
横展開TIPS
この技術は、他の多くのシナリオにも応用可能です。
- 企画書の作成:「このアイデアの市場でのポテンシャルとリスクを分析してください」とAIに依頼。
- メールの要約:「このメールスレッドの主要なポイントと、それに対する私のアクションアイテムをリストアップしてください」と指示する。
最初の一歩を踏み出す
今回紹介したプロンプトの設定方法は、AIを用いて情報整理の効率を上げる基本的なスキルです。最初に試す一歩としては、「この会議の主要な議題と結論を簡潔にまとめてください」というシンプルなプロンプトから始めてみてください。これだけで、AIがどれほど強力な助けになるか実感できるはずです。