「会議の議事録を作成することになったけれど、どの情報が重要で、どうまとめればいいのかわからない！」多くの新社会人が抱えるこの悩みは、実は AI の力を借りて効率的に解決できます。この記事では、AI を活用して議事録の作成を楽にするハウツーを紹介します。初心者でもすぐに試せる、具体的なステップとコツに焦点を当てて解説します。
AI への“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI がこのような業務で役立つ理由は、テキスト中の重要なポイントを識別し、要約する能力にあります。しかし、AI に正確に仕事をさせるには、「正しい質問」をする必要があります。ここでは、AI に最適なプロンプト（質問や指示）を設計する方法を解説します。
1. 基本のプロンプト
基本のプロンプトは、AI に対して「このテキストから主要な議題とそれに基づく決定を抽出してください」と指示するものです。このプロンプトは、AI に対して明確なタスクを与え、具体的なアウトプットを期待するものです。例えば、以下のように設定します。
“以下の会議録から、各議題についての主要なポイントと、それに基づく決定事項をリストアップしてください。“
2. 応用プロンプト
応用プロンプトでは、さらに AI の応答を洗練させるために、特定の情報に焦点を当てたり、解釈を求めたりします。例えば、「議事録に記載されている問題点と提案された解決策について詳細を教えてください」といった具体的な要求をします。ここで重要なのは、AI が分析しやすいように具体的かつ詳細な指示をすることです。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
多くの初心者が陥りがちなのは、あまりにも曖昧で一般的なプロンプトを使用することです。例えば、「この議事録の要約をしてください」というプロンプトだと、AI はどの情報を重要視すべきか判断できず、無関係な情報を拾ってしまうことがあります。これを改善するには、「次のプロジェクトに影響を与える可能性が高い議論とその理由を特定してください」と具体化することが有効です。
実際に AI と対話してみよう
新入社員の田中君が実際に応用プロンプトを使用して AI と対話した例を見てみましょう。初めての試みでは、「先週の会議で議論された解決策を教えてください」と質問しましたが、AI からはあまりにも多くの情報が返ってきてしまいました。そこで、彼は質問を「先週の会議で最終的に採用された解決策を、それぞれの問題に対して教えてください」と修正しました。このように質問を具体化することで、AI ははるかに関連性の高い情報を提供することができました。
横展開 TIPS
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メール作成支援: AI は議事録だけでなく、メールの作成支援にも使用できます。たとえば、プロジェクトの進捗報告メールを作成する際に、プロジェクトの主要な成功点と課題を抽出するように AI に依頼することができます。
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企画書の構想: また、新しい企画書のアイデアを発展させる際にも、AI に対して特定の市場データやトレンド分析を求めることで、より具体的な提案が可能になります。
簡単に始める最初のステップ
今日から始められる最も簡単なステップは、「次の会議で AI に一つだけ質問を投げてみること」です。具体的な質問を一つ用意し、それに対する AI の回答を見てみましょう。この小さな一歩が、AI を使いこなす大きな第一歩になるでしょう。