新社会人としての最初の挑戦は、予想もしない形でやってくることが多いですね。特に、「会議の議事録を取って」といきなり頼まれた時のパニックといったら！何をどう記録すればいいのか、どの情報が重要なのか、最初は見極めるのが難しいものです。しかし、安心してください。この記事を読むことで、AIを活用してこの一見複雑なタスクを、驚くほど簡単に、そして効率的にこなす方法を身につけることができます。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AIの力を借りて、会議の議事録作成を効率化するためには、まずはAIがどのように機能するかを理解する必要があります。「24時間働くペアプログラマー」というコンセプトを念頭に置いて、AIをあなたの最も信頼できるアシスタントとして設定しましょう。このAIは、プログラムのように命令を受けて動作するため、正確な指示がカギとなります。
基本のプロンプト
まずは基本的なプロンプトの形をマスターしましょう。例えば、「この会議で議論された主要なポイントをリストアップしてください」というプロンプトです。この一文には、「主要なポイント」というキーワードがAIに対して、情報の選別を指示しています。これにより、AIは全体のテキストから重要な情報だけを抽出し、処理するようになります。
応用プロンプト
次に、もう少し具体的な応用プロンプトを見てみましょう。たとえば、「今日の会議で出された意見とそれに対する反応を、話者ごとにまとめてください」というプロンプトです。ここでは、「話者ごと」という指示が重要で、AIに対話の流れを追跡させ、各発言者の意見を区別して記録させます。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
一方で、「会議の内容を教えて」というあまりにも曖昧なプロンプトでは、AIはどの情報を選んでいいのかを判断できず、結果として非効率的な出力を生成してしまいます。この失敗を避けるためには、プロンプトに具体性を持たせ、「会議で批判されたプロジェクトの詳細と、提案された改善策を列挙してください」といった具体的な指示をすることが重要です。
実際の使用例としての対話
さて、これらのプロンプトを実際に使ってみましょう。最初に「今日の会議で最も支持されたアイデアは何でしたか？」とAIに尋ねたところ、AIは「新しいマーケティング戦略が最も支持を受けました」と返答。しかし、それだけでは情報が不十分なので、「その戦略に対する具体的なフィードバックは？」と質問を追加しました。するとAIは、「多くの同僚がコスト効率とリーチの拡大を評価しているが、一部には実行の難しさを指摘する声もありました」と具体的な情報を提供してくれました。
横展開TIPS
このAIの聞き方は、他の多くの業務にも応用可能です。例えば、顧客からのメールに対する返信を作成する際、AIに「顧客の主要な懸念事項とそれに対する我々の回答案を生成してください」と指示することで、効率的にメールを作成することができます。また、月次報告書の作成においても、「先月のプロジェクトの成果と今月の目標を比較してください」とプロンプトを設定することで、効率的に報告書を作成することが可能です。
まとめと最初の小さな一歩
今回紹介したAIを活用した議事録の取り方は、新社会人の皆さんが業務の効率化を図る上で非常に強力なツールとなります。まずは、次の会議から「この会議で最も重要な議題は何か？」という単一の質問から始めて、AIの返答を基にさらなる情報を絞り込んでいくことをお勧めします。それだけで、会議の議事録が一段と明確で有用なものになるはずです。