提案資料の作成は営業職にとって永遠の課題です。製品やサービスの機能をただ羅列するだけでは、顧客の心に響きません。では、どうすれば自社商品の「真の価値」を顧客に伝えられるのでしょうか？この記事では、AIを使った情報整理の自動化を通じて、その悩みを解決する方法をご紹介します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI技術は、単なるデータ処理だけでなく、営業資料作成における「ストーリーテリング」の強力なサポーターになり得ます。ここで重要なのは、AIにどのように「話」をさせるかです。そのためには、AIに対する正しい「プロンプト」（質問や指示）の設定が必要です。
基本のプロンプト：始めに試すべき単純明快な質問
まずは、基本的なプロンプトから始めましょう。「私の会社の製品XYZを、エンドユーザーが使うメリットを、具体的なシナリオと共に説明してください。」このシンプルなプロンプトは、AIに対して具体的なタスクを与えます。ここでのポイントは、「具体的なシナリオ」という言葉です。これにより、AIは抽象的な説明ではなく、実際の使用例やケーススタディに基づいた回答を行います。
応用プロンプト：さらに深掘りを図る質問
次に、もう少し詳細を追求する応用プロンプトを試してみましょう。「競合他社の製品A、B、Cと比較して、私の会社の製品XYZがどのように顧客の問題解決に役立つかを分析してください。」このプロンプトはAIにより深い分析を要求します。ここでのキーは「比較」という部分で、AIが対象とする要素を明確にすることで、より戦略的かつ説得力のある内容を生成します。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
よくある失敗例として、「この製品について説明して。」というあまりにも漠然としたプロンプトがあります。これではAIはどの側面に焦点を当てればよいか判断できず、表面的な情報しか提供できません。改善策としては、具体的な顧客の利点、使用状況、比較点を明示することです。
実践例：AIとの対話で見える解答の変化
営業マネージャーの佐藤さんが新しいプロンプトを試した一例を見てみましょう。最初に「製品XYZの利点を教えてください」と尋ねたところ、AIは一般的な利点を列挙しましたが、それではピンと来ませんでした。そこで、佐藤さんはプロンプトを「製品XYZがどのようにして顧客の時間を節約し、生産性を向上させるか、具体的なデータを用いて説明してください」と変更。すると、AIは具体的なデータと共に、詳細な利点を説明し始めました。
横展開TIPS：他のシナリオへの応用
これらのテクニックは提案資料作成に限らず、他の文書にも応用可能です。例えば、顧客からの問い合わせに対するメール作成や、内部のプロジェクト提案書の作成にも、同じアプローチが使えます。また、社内の議事録を要約する際にも、重要なポイントを抽出して整理するためにAIを活用することができます。
最後に、あなたが取るべき最初の小さな一歩
この記事を読んだ今、あなたもAIの力を借りて、次の提案資料作成を試みてみませんか？最初の一歩として、簡単なプロンプトから始めて、徐々に自分のニーズに合わせてカスタマイズしていくことをお勧めします。あなたの営業活動が、これまで以上に効率的で成果の出るものに変わることでしょう。