議事録の作成は、正確さと簡潔さが求められるため、多くの公務員にとって大きな課題です。しかし、最新のAI技術を活用することで、これらの課題は大幅に軽減される可能性があります。この記事では、AIを「自分だけの専属コーチ」として使う方法を、具体例とともに掘り下げていきます。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AIが議事録作成の課題をどのように解決できるのか、その背景にはAIの強力な自然言語処理能力があります。この能力を最大限に活かすためには、AIに対する適切な「プロンプト」が重要です。
基本のプロンプト
たとえば、AIに「この会議の要点を3つにまとめてください」と指示することは、非常に基本的なプロンプトです。ここで重要なのは、具体的な要求を明確にすることです。AIは指示された内容を基に処理を行うため、曖昧な要求では曖昧な結果が返ってきます。
応用プロンプト
もう一歩進めて、応用プロンプトでは「この会議で討議された問題点と、それに対する具体的な対策をリストアップしてください」といった、より詳細な指示を行います。このプロンプトでは、問題点と対策の両方を求めることで、AIはより深い分析を行います。また、「問題点」と「対策」の両方を要求することで、AIの出力がより実用的な情報で構成されるようになります。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
一方で、「この会議の要約をしてください」というプロンプトは、しばしば不十分な結果をもたらします。これは、AIに具体的な指示が欠けているためです。改善策としては、「この会議で合意された主要な決定事項をリストアップしてください」と指示を具体化することが有効です。
実践例: AIとの対話で議事録を作成
地方公務員の山田さんが実際に応用プロンプトを使ってAIと対話した例を見てみましょう。
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初回プロンプト: 「この会議で討議された主要な問題点と対策を教えてください。」
- AIの応答: 「討議された問題点は、地域活性化のための資金不足、青少年の雇用機会の不足です。対策としては、地元企業との連携強化、職業訓練プログラムの拡充が挙げられます。」
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改善プロンプト: 「それぞれの問題について、具体的な対策案をもっと詳しく教えてください。」
- AIの再応答: 「資金不足に対しては、地元企業からのスポンサーシップを求めること、企業に対する税制優遇措置を提案することが考えられます。青少年の雇用については、地元企業と協力してインターンシッププログラムを設立し、実務経験の機会を提供します。」
横展開TIPS
ここで紹介したテクニックは、議事録作成に限らず、他の文書作業にも応用可能です。
- メール作成: 顧客や他部署とのコミュニケーションで重要なポイントを押さえたメールを作成する際にも、AIに具体的な情報を要求するプロンプトを使用することが有効です。
- 企画書の作成: 企画書を作成する際には、「この企画の目的、主な活動内容、期待される効果をまとめてください」といったプロンプトを使うことで、より構造的で理解しやすい文書が作成できます。
最初の小さな一歩
この技術を試す最初のステップとして、次の会議の際にAIに「この会議の目的と主要な議題を簡潔にまとめてください」と尋ねてみましょう。これがあなたとAIの新たな協働の始まりになるでしょう。