新社会人としての仕事は、毎日が挑戦です。特に、会議の議事録作成など、文字起こしだけではなく、何が重要なのかを見極める能力が求められるタスクは、苦労の一つです。しかし、恐れる必要はありません。この記事では、AIを活用して、議事録作成の効率を大幅に改善する方法を詳しく解説します。さあ、AIの力を借りて、業務の質を次のレベルに引き上げましょう。
AIで議事録作成が劇的にラクになる理由
議事録作成におけるAIの利用は、単に速記するだけではなく、会議の内容を「理解」し、重要なポイントを「抽出」することが可能です。これは、自然言語処理（NLP）技術を活用しているため、AIは文の意味を解析し、キーワードや文脈に基づいて重要な情報を識別できます。
基本のプロンプトの設計
最初に覚えるべきは、AIに対する効果的な「プロンプト」の設定です。プロンプトとは、AIに対してどのような情報を求め、どのように応答してほしいかを指示する命令文です。
例えば、「この会議での主要な議題とそれに対する決定事項を列挙してください」というプロンプトは、AIに具体的なタスクを明確に伝え、有用な情報を引き出すための指示となります。この命令により、AIは全体の会議内容から特に重要なエッセンスを抽出して提供します。
応用プロンプトの活用
基本のプロンプトがうまく行く基礎を築いた後、更なる情報の精度を求める「応用プロンプト」へと進みます。たとえば、「議論された各議題について、賛成と反対の意見を要約してください」というプロンプトでは、会議内の対立点や意見の多様性もAIが捉え、それを要約してくれます。
これにより、議事録は単なる事実の羅列から、会議のダイナミクスを捉えた文書へと進化します。これは、会議の本質的な理解に不可欠であり、後の意思決定プロセスにおいて非常に価値のある情報となります。
ありがちな失敗プロンプト例とその改善
失敗例としてよくあるのは、あまりにも曖昧で一般的なプロンプトを設定することです。例えば、「会議の内容を要約してください」というプロンプトでは、AIはどの情報を重視すべきか判断できず、不必要な情報を含む長文のレスポンスを生成することがあります。
改善策としては、プロンプトに具体性を持たせることが重要です。具体的な問いかけや、特定の情報に焦点を当てるよう指示することで、AIはより関連性の高い、精度の高い情報を提供するようになります。
実践：AIとの対話で議事録を作成する
新社会人のあなたがAIを使用して実際に会議の議事録を作成する場面を想像してみましょう。最初のプロンプトで基本的な要約を試みた後、不十分な点が見つかれば、さらに具体的に問い直します。「先ほどの要約に基づいて、具体的な行動計画が議論された部分を詳しく教えてください」と改めて問いかけることで、AIはより具体的な情報を提供します。