あなたは新しい仕事を始めたばかりで、会議の議事録の作成を任されました。しかし、全ての話に目を通し、何が重要で何がそうでないのかを判断するのが難しく感じるかもしれません。この記事では、AIを活用してこのような課題を解決する方法を、具体的なプロンプトと実践例を交えて説明します。
AIを使った議事録作成の考え方
AIの活用は単に作業を自動化することだけではありません。特に「メタ認知パートナー」としてのAIの活用は、あなたの思考を客観的に見直す手助けをしてくれます。会議の内容をAIが解析し、重要なポイントを抽出することで、議事録の精度を大きく向上させることができます。
基本のプロンプト
最初に試すべき基本的なプロンプトは次のようなものです。「今日の会議で最も重要だった議題は何ですか？」この問いかけにより、AIは会議の内容を分析し、重要なテーマや発言を抽出します。このプロンプトの鍵は、AIに具体的な目標を与えることです。これにより、AIは目的に沿った情報を選び出す能力を発揮します。
応用プロンプト
応用プロンプトでは、もう少し踏み込んだ質問を投げかけます。「会議で出された各提案について、賛成と反対の意見を要約してください。」ここでのポイントは、AIに対してより具体的な情報のフィルタリングを要求することです。これにより、議事録に必要な情報がより詳細に抽出され、読み手にとって価値の高い内容になります。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
ありがちな失敗例としては、「会議の概要を教えてください」というあまりにも抽象的なプロンプトが挙げられます。これではAIはどの情報が重要か判断できず、全ての情報を平等に扱ってしまうため、結果として重要な情報を見逃す可能性があります。これを改善するには、「会議で議論されたトピックの中で、最も時間を割いたものは何ですか？」といった具体性を持たせることが重要です。
具体的な実践例
想像してみてください。あなたがAIに最初の応用プロンプトを使用して質問したところ、あまり役に立たない回答が返ってきました。「それでは、賛成意見と反対意見を具体的に挙げて、それぞれの根拠も簡潔に説明してください」と質問を修正してみます。するとAIは、具体的な意見とその理由を簡潔にまとめた回答を提供してくれたのです。これにより、議事録はより明確で有用な情報で構成されるようになります。
横展開TIPS
このAIの問いかけ方は、議事録作成だけではなく他の文書作成にも応用可能です。例えば、プロジェクトの進捗報告では、「プロジェクトの現在の主要な課題とその解決策を教えてください」とAIに尋ねることで、報告書に必要な核心的な情報を抽出することができます。また、企画書の作成時には、「この企画の最大の利点と潜在的なリスクは何ですか？」と問うことで、より説得力のある提案書を作成することが可能です。
締めくくり
この記事を通じて、AIをメタ認知パートナーとして活用する方法を理解いただけたと思います。最初の小さな一歩として、次回の会議の際には、「この会議で最も重要な議題は何でしょうか？」というプロンプトを試してみてください。これだけで、AIがどれほどの助けとなるか、その実力を実感することができるでしょう。