提案資料の作成は、営業職にとって避けては通れない重要なタスクです。顧客の心をつかむ資料を作りたいが、どうしてもページが埋まらない、効果的な構成が思い浮かばない、そんな経験はありませんか？この記事では、AIを活用して、誰でも簡単に、かつ効果的に提案書を作成するコツをご紹介します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
現代のAI技術は、ただの情報検索ツールを超え、私たちの思考や作業を効果的にサポートする存在に進化しています。特に、24時間対応の語学学習パートナーとして設計されたAIは、提案資料の作成に際しても大きな力となります。
このAIの活用法を理解するには、「基本のプロンプト」と「応用プロンプト」の使用からスタートします。プロンプトとは、AIに対する具体的な質問や命令のことで、AIの出力内容を大きく左右します。
基本のプロンプト例:
AI、TOEIC準備のための英語プレゼンテーションを支援してください。このプロンプトのポイントは、目的を明確に伝えることです。しかし、これではAIは一般的な英語学習のアドバイスをするかもしれません。提案資料作成の際には、もっと具体的な指示が必要です。
応用プロンプト例:
AI、自動車業界向けに新製品の販売促進を目的とした英語のプレゼンテーション資料を作成してください。ターゲットは欧米のビジネスマンで、技術的な詳細と市場データを分かりやすく説明する内容としてください。ここでのキーは、「自動車業界」「新製品」「販売促進」「欧米のビジネスマン」「技術的な詳細」という具体的な情報です。AIはこれらのキーワードから適切な構成や言葉選びをしてくれるでしょう。
ありがちな失敗プロンプト例とその改善方法
失敗プロンプト:
AI、プレゼン資料作って。このプロンプトはあまりにも曖昧で、AIに具体的な方向性を提供していません。結果として、一般的で役に立たない内容が返ってくることが多いです。
改善プロンプト:
AI、エコテクノロジー製品のプレゼン資料を作成してください。スライドは10枚で、市場のトレンド、製品の特徴、競合比較を含めてください。ここでは「エコテクノロジー製品」「10枚のスライド」「市場のトレンド」「製品の特徴」「競合比較」と具体的な要求をしています。これにより、AIはより目的に沿った資料を作成することができます。
実践例: AIとの対話で資料を作成
次に、具体的な対話例を通じて、AIを使った提案資料作成のプロセスを見ていきましょう。
最初の試み:
ユーザー: AI、来週のクライアントミーティング用にITセキュリティ製品のプレゼン資料を作ってください。
AI: どのような点に焦点を当てるべきですか？また、ターゲットオーディエンスは誰ですか？このやり取りでは、AIが追加の情報を求めています。これに対して具体的な指示を出すことが重要です。
改善後の対話:
ユーザー: ITセキュリティの新製品を紹介する資料を、技術マネージャー向けに作成してください。内容には製品のセキュリティ機能と、競合製品との比較を含めてください。
AI: 了解しました。比較のための競合製品として、どの製品を考慮に入れるべきですか？ここでユーザーはさらに具体的な情報をAIに提供します。これにより、AIはより有用な提案資料を作成するための情報を得ることができます。
横展開TIPS
- 社内報告書の作成: AIに特定の部署の業績データを基にレポートを作成させる。たとえば、「AI、第3四半期の営業部門のパフォーマンスレポートを作成してください」。
- 市場分析報告: 特定の業界の市場動向や消費者行動の分析をAIに依頼する。例えば、「AI、最近の健康志向食品市場のトレンドを分析してレポートを作成してください」。
最後に
この記事を通じて、AIを使った提案資料作成の基本を理解し、具体的なプロンプトの使い方をマスターすることで、今後の資料作成が一変することでしょう。最初に試してほしいのは、「AIに対して具体的な質問をする」という小さな一歩から始めてください。この一歩が、より効果的な資料作成へと繋がります。