新社会人としてのスタートは、驚くほど多くの挑戦が詰め込まれています。特に、会議の議事録をまとめる仕事は、非常に難しく感じるかもしれません。どの情報が重要で、何を省略すべきかの判断は、経験がないとなかなか難しいものです。この記事では、そのような悩みをAIの技術を使って解決する方法を、具体的にご紹介します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
会議の議事録を効率的にまとめるためには、AIを上手く活用することが鍵です。まず基本となる考え方は、「AIを自分だけの専属コーチとして活用する」です。このアプローチは心理学的にも効果的で、自己効力感を高め、ストレスを低減させます。それでは、この考え方を実践するための基本のプロンプトを見てみましょう。
基本のプロンプト
例えば、「この議事録から重要なポイントを3つ抽出してください」というプロンプトです。このプロンプトの重要な部分は、AIに具体的なタスクを与えている点です。AIは指示されたタスクを遂行するため、具体的な指示が出力の質を高めるのに役立ちます。
応用プロンプト
次に、もう少し複雑な状況に対応するための応用プロンプトです。「会議で議論された各トピックの意義とその影響を評価し、最も注目すべきポイントを詳述してください」というプロンプト。ここで重要なのは、AIに深い分析を求め、より具体的な情報を引き出している点です。このプロンプトは、AIの能力を最大限に引き出し、より詳細な分析を促します。
ありがちな失敗プロンプト例と改善策
よくある失敗例は、「この会議の議事録を要約して」というあいまいなプロンプトです。この場合、AIはどの情報を重要と判断すべきか明確ではないため、不完全な結果を返すことがあります。改善策は、プロンプトに具体性を持たせ、期待する結果を明確に示すことです。「会議で取り上げられた問題と提案された解決策を要約してください」と調整することで、より有用な情報を得ることができます。
実際にプロンプトを使ってみよう
実際のプロンプト使用例を見てみましょう。例えば、「会議で議論された主要な問題点とそれに対する提案を、重要度順にリストアップしてください」とAIに問いかけた場合、最初の返答は不十分かもしれません。その際は、「提案された解決策も含め、各問題点の影響を詳述してください」とフォローアップすることで、より具体的で有用な情報が得られるでしょう。
横展開TIPS
この技術は、他の文書作成にも応用可能です。例えば、報告書や企画書など、特定の情報を要約し、重要なポイントを強調する場面で有効です。また、顧客からのフィードバックを分析し、重要な意見や改善点を抽出する際にも活用できます。
まとめ
この記事を通じて、AIを活用することで、会議の議事録作成などの業務が如何に効率化できるかをご理解いただけたと思います。最初の小さな一歩として、次の会議の際にはAIを活用して、議事録の重要ポイントを抽出するプロンプトから試してみてください。それだけで、作業の質が飛躍的に向上することを実感できるはずです。