地方公務員としての日々は、地域活性化やさまざまな行政業務を背負っており、その中でも会議の多さと議事録作成の負担は大きな課題です。特に、議事録は正確さが求められる一方で、要点を簡潔にまとめるスキルも必須。ここで、AIを活用することで、この煩雑な作業を効率良く、かつ高品質に行う方法を提案します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI技術は、ただ指示を出すだけでは最大限の効果を発揮しません。ここでは、AIが議事録作成を助けるための具体的なテクニックを、基本から応用まで段階的に解説します。
まず、AIが議事録作成に役立つ根本的な理由から考えてみましょう。AIは大量のデータから関連性を見出し、要約する能力に長けています。この能力を議事録作成に応用することで、話された内容を瞬時に整理し、重要なポイントを抽出することが可能です。
基本のプロンプト
基本的なプロンプト設定では、「今日の会議で最も重要な議題は何でしたか？」といった直接的な問いかけが有効です。この問いかけにより、AIは提供された情報（会議の音声録音やテキストメモなど）を分析し、重要な議題をリストアップします。
重要なのは、プロンプトに「重要な」という言葉を入れることです。これによりAIは、単に情報を列挙するのではなく、優先度をつけて情報を処理するようになります。
応用プロンプト
応用プロンプトでは、もう少し踏み込んだ問いかけをします。「この議題に基づいて、次の行動計画を提案してください」というプロンプトでは、AIに具体的な行動指針まで考えさせることができます。この場合、AIはただ情報を要約するだけでなく、その情報を基に次のステップを提案するため、より実践的な助けとなります。
ありがちな失敗プロンプト例として、「会議の内容を要約して」というあいまいな指示があります。この場合、AIは何を重要視すべきか判断が難しく、結果として全てを平坦に要約してしまうことがあります。これを改善するためには、「経済発展に関連する議題のみを要約して、それに基づく具体的な提案を加えてください」と具体性を持たせることが重要です。
実際の会議での応用例
地方公務員の山田さんが、応用プロンプトを使用した実際のやり取りを見てみましょう。山田さんは初め、「今日の会議で議論された地域振興策を要約してください」とAIに問いました。しかし、返ってきたのは予想外に短い回答でした。そこで山田さんは、「地域振興策の中で、新しい観光資源開発に関する部分だけを詳しく要約し、それに基づいた行動計画を提案してください」と質問を具体化しました。するとAIは、議論の要点と詳細な行動計画を示してくれたのです。
横展開TIPS
ここで紹介したテクニックは、議事録作成に限らず他の文書作成にも応用可能です。例えば、公務員の業務報告書作成においても、「この月の業務の中で最も影響が大きかったプロジェクトは何ですか？それについて詳細を提供してください」というプロンプトを使うことで、効率よく重要な情報を抽出できます。また、地域のイベント計画においても、「参加者の反応が最も良かったイベントの要素は何でしたか？その成功要因を分析してください」と問うことで、次回のイベント計画の質を高めることができます。
まとめとして
この記事を通して、AIを使った議事録作成の「聞き方のコツ」を学びました。最初の小さな一歩として、次の会議ではAIに「この会議で最も重要な議題は何でしたか？」と問いかけてみてください。それだけで、AIがどのように応答するか、その効果を実感することができるはずです。地方公務員としての業務が、AIの力を借りて少しでも軽減されることを願っています。