公務員として地域活性化のために頑張っている皆さん、毎日の会議での議事録作成は大変ではありませんか？この記事では、議事録の作成を効率化し、さらに正確で簡潔な記録を作成するためにAIをどのように活用できるのかを具体的に掘り下げていきます。この記事を最後まで読むことで、明日からでも試せるプラクティカルな情報を得ることができるでしょう。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AI技術の進歩により、公務員の皆さんのように日常的に多くの書類を扱う職業においても、その負担を軽減する方法が増えています。特に議事録作成では、AIがどのように役立つのでしょうか？基本的にAIは、与えられた情報を基にして必要な情報を抽出し、整理することが得意です。これを心理学的な視点で解説すると、AIは「無意識のうちに重要と感じる情報」を選び出すことができるので、人間の主観が入り込む余地が少なくなります。
基本のプロンプトとしては、会議の議事録作成を例にとると、「会議における主要な議論ポイントとそれに対する合意点を列挙してください」という指示をAIに与えると良いでしょう。このプロンプトの重要な部分は、「主要な議論ポイント」と「合意点」というキーワードです。これによりAIは、全体の会話から特に重要な部分だけを抽出してくれます。
応用プロンプトでは、さらに詳細を求め、「各議題に対する出席者の意見の要約と、その議題における決定事項を詳細に報告してください」という形になります。このプロンプトでは、「意見の要約」と「決定事項」という言葉がキーとなり、AIはそれぞれの議題に対する具体的な反応と結論を抽出するように働きます。
ありがちな失敗プロンプト例としては、「会議の内容を教えてください」という漠然とした要求があります。この場合、AIはどの情報が重要であるかを判断しきれず、不要な情報まで記載してしまう可能性があります。これを改善するためには、「会議で討議された主要な議題と、それに対する結論をまとめてください」という具体的な指示をすることが必要です。
実際のAIとの対話例を通してみる議事録作成の流れ
地方公務員のAさんが実際にAIを用いて議事録を作成する場面を想定してみましょう。Aさんは最初、「今日の会議の議事録を作成してください」とAIに依頼しましたが、出力された文書は詳細過ぎて役に立ちませんでした。そこで、Aさんはプロンプトを「各議題についての主要な議論ポイントと、それに対する合意点を列挙してください」と修正しました。この変更により、AIは必要な情報だけを短時間で正確に抽出し、効率的な議事録を作成することができました。
さらに、この技術は議事録作成だけでなく、商品選びや旅行計画などの意思決定プロセスにも応用可能です。例えば、商品の比較を行う際にも「各商品の特徴と評価、おすすめする理由を教えてください」というプロンプトを設定することで、購入に至るまでの時間と労力を削減することができます。
簡単な始め方
AIを利用した議事録作成を始めるには、「AIを用いて会議の要点を整理する」というシンプルな目的を持って、具体的なプロンプトから試してみることをおすすめします。最初は基本のプロンプトから始め、徐々に自分のニーズに合わせてカスタマイズしていくことが重要です。この一歩が、日々の業務を大きく変えるきっかけとなるでしょう。
この記事が、皆さんの毎日の業務を少しでも楽にし、より多くの時間を本来の業務や自己啓発に使えるようになる一助となれば幸いです。