提案資料の作成は、営業職にとって日常的ながらも非常に重要な業務です。しかし、自社の商品やサービスの魅力を単に機能説明として伝えるだけでは、顧客にとっての明確なメリットを示すことは難しいですよね。この記事では、AIを活用して提案資料を作成する際の具体的なコツを、時短・効率化の観点から紹介します。これにより、AIがどのようにしてあなたの「専属シェフ」になり得るのか、その全貌を明らかにします。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
提案資料作成の際、AIを活用することで、自社製品の利点を顧客が体験できるシナリオ形式で表現することが可能になります。まず、なぜAIがこの問題を解決できるのか、その根本にある考え方を解説しましょう。
AIは、与えられた情報を基に、ユーザーのニーズに最も合った形で情報を再構築する能力を持っています。これを「冷蔵庫の残り物で作れる専属シェフ」と例えるならば、AIは与えられた食材（情報）から、その日の気候や食べる人の好みを考慮した最適な料理（提案内容）を提供します。
基本のプロンプト
たとえば、ある製品が「時間節約」を売りにしている場合、次のようなプロンプトを設定します。
AIに尋ねる: 「時間を節約しながら業務効率を高めるための具体的なシナリオを、商品Xを使用した場合で教えてください。」このプロンプトの重要な部分は、「時間を節約しながら業務効率を高める」という目的と、「商品Xを使用した場合」という条件です。これによりAIは、具体的かつ実用的な提案を行うことができます。
応用プロンプト
さらに具体性を増すために、顧客の業種に応じたカスタマイズが可能です。例えば、医療業界向けには次のように設定します。
AIに尋ねる: 「医療現場での時間圧縮とエラー低減を実現する、商品Xの活用シナリオを具体的に教えてください。」ここでのキーポイントは、「医療現場」という特定の環境と、「時間圧縮とエラー低減」という明確な目的です。これにより、AIはさらに専門的な提案を行うことが可能になります。
ありがちな失敗プロンプト例とその改善
失敗例:「商品Xの特長は何ですか？」 改善プロンプト:「商品Xがどのように顧客の問題を解決するか、具体的な使用例を教えてください。」
この改善により、AIは単なる特長リストではなく、顧客にとって有益な情報を提供します。特に時間を節約するためには、AIに具体的なゴールを設定することが重要です。
実践例で見る、AIとのリアルなやり取り
営業マンのジョンは、新しいCRMソフトウェアの提案資料を作成しています。彼は最初に基本のプロンプトを試みましたが、もう少し具体性が欲しいと感じました。
- 最初の質問:「CRMソフトウェアの時間節約機能を教えてください。」
- AIの回答:「CRMソフトウェアは、顧客情報の自動入力とリマインダー機能により、時間を節約します。」
- 改善した質問:「小規模企業がCRMソフトウェアを使って時間節約する具体的なシナリオを教えてください。」
- AIの改善回答:「小規模企業では、CRMソフトウェアを活用して顧客のフォローアップを自動化することで、1週間に5時間の作業時間を削減できます。これにより、営業スタッフは新たな顧客開拓に時間を使うことができます。」
このやり取りを通じて、ジョンは提案資料に具体的な時間節約の例を盛り込むことができました。
横展開TIPS
- この質問テクニックは、製品開発のアイデア提案や、マーケティング戦略の策定にも応用可能です。
- 社内のプロジェクト管理でも、AIを活用して効率的なタスク配分や進捗管理の提案が行えます。
最初の一歩を踏み出すために
AIを活用することで、提案資料作成の質と効率が格段に向上します。始めるには、まず自社の商品またはサービスが解決する顧客の具体的な問題をリストアップし、その問題をAIに具体的なシナリオとして尋ねてみましょう。これが、AIを効果的に活用するための「最初の小さな一歩」です。