多くの地方公務員が共有する、住民からの問い合わせメールへの返信作成にかかる時間を効率化したいという課題。本記事では、AIテクノロジーを活用して、この日常的な作業をどのように改善できるかを具体的に解説します。この先、AIを使って時間を大幅に節約し、その他の重要な業務にもっと集中できる方法を紹介します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
公務員として、日々の業務の中で時間の圧力に直面している方々にとって、AIは強力な助け手となり得ます。しかし、AIを最大限に活用するには、適切なプロンプトの設定が重要です。
基本のプロンプト解説
まず、基本的なプロンプトから始めましょう。「質問の要点を理解し、簡潔な公式文を生成してください」という指令です。このプロンプトでは、AIが質問の主要な要素を把握し、それに基づいて正式な回答を形成します。このプロセスには、質問の種類を特定し、それに適した答えを構成する能力が求められます。
例えば、「通行規制はいつから始まりますか？」という問い合わせに対して、AIは「通行規制はXX月XX日から始まります」という形で返答します。ここで重要なのは、問い合わせの具体的な日付や詳細をAIが正確に拾い上げることです。
応用プロンプト解説
次に、応用プロンプトです。ここでは、より複雑な問い合わせに対しても、AIが効率的に答えられるように設計されています。「具体的な背景情報を考慮し、住民の疑問に対する詳細な回答を生成してください」という指令です。この場合、AIは問い合わせの背景を理解し、それに基づいてより具体的な情報を提供します。
たとえば、地域のイベントに関する問い合わせがあった場合、AIはイベントの日時、場所、目的など、詳細情報を織り交ぜた回答を提供することができます。この応用プロンプトは、AIがより人間らしい、情報に富んだ回答を提供することを可能にします。
失敗プロンプトとその改善
ありがちな失敗例としては、「すべての問い合わせに同じ形式で答える」というものがあります。これを改善するには、問い合わせの種類に応じてプロンプトを調整し、必要に応じて詳細を追加することが重要です。
実践例を通して学ぶ
例として、旅行計画に関する問い合わせがあった場合のやり取りを見てみましょう。