新社会人として迎える初めての大きな仕事の一つが、会議の議事録の作成かもしれません。特に、どの情報が重要で、どのように整理すればよいのか分からない場合、このタスクは一層難しく感じることでしょう。しかし、ここで紹介するAIの活用法をマスターすれば、この悩みは驚くほど簡単に解決へと向かいます。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AIを活用して会議の重要ポイントを抽出するのには、基本的な理解から始めましょう。AIは、与えられた情報を基にタスクを処理するツールです。そのため、何を、どう求めるかが重要です。
基本のプロンプト
例えば、「この会議の議事録を分析して、重要なポイントを5つ挙げてください」というプロンプトから始めます。このシンプルな要求によって、AIは文書全体を分析し、キーポイントを抽出することに集中します。
- 役割設定: ここではAIをデータ分析者として指名しています。これにより、AIは情報の要約と重要度の判断に最適化されたアプローチをとることができます。
応用プロンプト
次に、もう少し詳細な指示を加えることで、AIの出力をさらに精密化できます。「この会議で取り上げられたプロジェクトの進捗について重要とされるポイントを、具体的なデータや発言者の意見と共に整理してください」というプロンプトです。
- データと意見の要求: ここでは、AIに対してデータと発言者の意見の両方を考慮するよう求めています。これにより、AIはただのキーワード抽出ではなく、内容の理解と関連性の分析を行います。
ありがちな失敗プロンプト例
「会議の議事録を要約して」という曖昧な要求は、AIがどの情報を重要視すべきか判断しづらくします。これにより、不要な情報が含まれることがあります。
- 改善策: 「重要な決定事項とそれに至る議論の流れを要約してください」と具体的に指示を出すことで、AIは要点を捉えやすくなります。
具体的な実践例
新社会人のあなたが、応用プロンプトを使ってAIに質問したところ、「最初はプロジェクトの予算に関する議論が盛んでしたが、具体的な数値が少なかったため、再度質問を変えてみました。その結果、AIは発言者ごとの意見とその根拠となるデータを明確にしてくれました」というフィードバックが得られることでしょう。
横展開TIPS
- 社内報告書の作成時: 同じ技術を使って、報告書のキーポイントをAIに要約させることができます。
- 企画書の策定時: プロジェクトに関連する市場データや競合分析をAIに要求し、その情報を基に企画書を作成する際の素材とすることが可能です。
結び
今回紹介したAIの活用法は、会議の議事録だけでなく、多くの文書作成作業に応用可能です。最初の一歩として、「この文書から最重要ポイントを3つ挙げてください」というシンプルな問いかけから始めてみてください。これだけで、AIがどれほどパワフルな助けとなるか実感できるはずです。