会議の議事録作成に苦労していませんか？
新社会人として、会議の議事録の作成を任されることは、一見単純ながらも大きなストレスとなり得ます。特に、どの部分をどの程度まとめれば良いのか判断が難しいですよね。この記事では、AI技術を使って、そんな時間を要する作業を効率化する方法を具体的に解説します。結果、あなたの業務が驚くほどスムーズになるでしょう。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
AIがなぜこの悩みを解決できるのか？
現代のAI技術は、特定の指示（プロンプト）に基づいて情報を処理し、要約する能力に優れています。この点が、議事録作成の自動化に非常に有効です。AIは与えられたデータから重要な情報を抽出し、それをまとめることが可能です。
基本のプロンプト：「この会議のキーポイントを要約してください」
このシンプルなプロンプトは、AIに対して会議内容のエッセンスを抽出させるためのものです。ここで重要なのは、事前に会議のテーマや主要な議題がプロンプトに含まれていること。これにより、AIは関連性の高い情報に焦点を当てることができます。
応用プロンプト：「次のステップとして取り組むべきアクションアイテムを挙げてください」
ここでのプロンプトは、会議後の行動計画に直結する重要事項を抽出するために設計されています。このようなプロンプトは、ただの要約以上の価値をAIに生み出させることができます。
ありがちな失敗例とその改善策
多くの人が犯しがちな失敗は、プロンプトが曖昧すぎることです。たとえば、「会議の内容を教えてください」というプロンプトでは、AIはどの情報が重要か判断できず、不要な情報も含めてしまいます。これを改善するためには、「戦略会議で議論された新規プロジェクトのキーポイントとそれに基づく推奨アクションを要約してください」と具体的に依頼することが効果的です。
AIとの対話で議事録を作成する：具体的な実践例
新社会人の山田さんが、AIを使って議事録を作成する場面を想像してみましょう。初めてのプロンプトでは、「今日のプロジェクト会議の要約をしてください」と入力しましたが、返ってきた内容は一部不足していました。そこで、彼はプロンプトを調整し、「プロジェクト会議で決定された次のステップとその根拠を詳細に説明してください」と再度入力。すると、AIは具体的なアクションアイテムとその理由を明確に列挙してくれました。
横展開TIPS
- メール自動作成: 同じ技術を使って、日々の業務連絡のメール作成も効率化できます。特定の会議内容を基にしたフォローアップのメールドラフトをAIに生成させることが可能です。
- リサーチ報告書の作成: 与えられたテーマについての情報を集約し、要点をまとめる際にもAIを活用することで、効率的なリサーチ報告書を作成できます。
まとめ：最初の小さな一歩
この記事を読んだあなたも、明日からはAIを使った議事録作成に挑戦してみてください。最初の一歩として、次の会議の際にはAIに「会議の目的とその達成度を要約してください」と入力してみるのがおすすめです。この小さな試みが、あなたの業務効率を大きく向上させるきっかけとなるでしょう。