議事録の作成は、多くの地方公務員にとって避けられない重要な業務です。この記事では、AIを活用して議事録作成の負担を大幅に軽減する方法を、具体的なプロンプトと実践例を交えてご紹介します。導入から応用、さらには他の業務にも適用可能なコツまで、効率的な議事録作成のための一連の流れを解説します。
AIへの“魔法の呪文”、その構造を分解します
議事録の作成が煩雑に感じるのは、会議のディスカッションをリアルタイムで処理し、要点を抽出しなければならないからです。AIの強みは、この大量の情報を迅速に処理し、重要なポイントを抽出する能力にあります。AIを効果的に活用するためには、「基本のプロンプト」と「応用プロンプト」の理解が欠かせません。
基本のプロンプト：会議のエッセンスを抽出する
基本的なプロンプトの設計では、AIに会議の主要な議題とそれに関連するキーワードを提示します。例えば、「本日の会議で最も議論されたポイントは何ですか？」という問いかけは、AIに対して会議の中心的なテーマを識別させるための指標となります。このプロンプトのキーポイントは、AIが特定のテーマに注目するように導くことです。
応用プロンプト：詳細情報へのドリルダウン
一方、応用プロンプトでは、さらに深く情報を掘り下げます。「地域活性化のための具体的な提案を列挙してください」という問いかけは、AIに特定の解決策を生成させることができます。ここで重要なのは、AIに対する具体的な要求を明確にすることで、より質の高い、実用的な情報を引き出すことができる点です。
ありがちな失敗プロンプトとその改善
よくある失敗例として、「この会議の要点を教えてください」というあまりにも漠然とした問いかけが挙げられます。この場合、AIはどの情報を重視すべきか判断が難しくなります。改善策としては、「議論された地方開発の新しいアイディアに基づく要点を、具体的なアクションプランと共に列挙してください」と具体的なテーマとアウトプット形式を指定することが効果的です。
実際の会議でのAI活用法
具体的な実践例を通して、AIの活用法をさらに深掘りします。地方公務員のAさんが最近の会議で試したプロンプトのやり取りを見てみましょう。
実践例１：問い直しによる精度向上
Aさんは初め、「来月の地域イベントに関する意見を整理してください」とAIに問いかけましたが、得られた情報はあまりにも一般的で役に立ちませんでした。そこで、Aさんは「来月の地域イベントの主な議題とそれに対する部門ごとの具体的な提案を教えてください」と問い直しました。この結果、AIは各部門からの具体的な提案を整理して回答し、より実用的な情報が得られました。
実践例２：応用プロンプトの活用
別の場面では、「地域の若者向けの新プログラムについて、議論された内容を詳細に報告してください」という応用プロンプトを使用しました。AIはこのプロンプトに基づき、プログラムの目的、対象、予算の詳細、実施予定日など、具体的な情報を網羅的に提供しました。