あなたは新社会人として迎えた初めての会議に出席し、議事録の作成を任されました。しかし、どの情報が重要で、どのようにまとめれば良いのかが分からず、結局すべてを文字起こししてしまい、整理する作業が思いのほか大変でした。この記事では、そのような悩みをAIの力を借りて解決する方法を、具体的に解説します。
AIを活用する理由と基本の考え方
AIの最大の利点は、大量の情報を迅速に処理し、重要なポイントを抽出できる能力にあります。特に、自然言語処理技術を用いたAIは、議事録の内容を理解し、キーポイントを要約するのに適しています。しかし、ただAIに「要約して」と命令するだけでは、期待する結果は得られません。ここで重要なのが「プロンプト」というAIへの正しい問いかけです。
基本のプロンプト
AIに問いかける際の基本的なプロンプトは、「この議事録の中で最も重要な3つのポイントは何ですか？」というものです。これにより、AIは全体の内容を分析し、重要な情報を絞り込んで返答します。このプロンプトの「3つのポイント」という指定が重要で、AIに具体的な数を要求することで、出力を制限し、集中させることができます。
応用プロンプト
さらに効果的な応用プロンプトは、「この会議の結果、我々のプロジェクトにどのような影響がありますか？」というものです。ここでの「影響」という言葉がキーとなり、AIにとってより深く内容を分析するためのトリガーになります。また、この問いかけはAIに会議の内容をプロジェクトの進行という具体的な文脈で考えさせるため、より実用的な回答を引き出すことができます。
ありがちな失敗プロンプトとその改善方法
よくある失敗例としては、「この議事録を要約してください」というあまりにも曖昧なプロンプトがあります。この場合、AIはどの情報を重要と判断すべきかの基準が不明確なため、不適切な要約をすることがあります。改善するには、「会議で議論された解決策とそれに対する各部門の意見を要約してください」と具体的な指示をすることが効果的です。
具体的な実践例
例えば、AIに「この議事録の中で最も重要な3つのポイントは何ですか？」と尋ねたところ、一般的な回答しか返ってこなかったとします。そこで、「次に進むべき具体的なアクションは何か？」という質問でフォローアップします。この変更により、AIはより具体的なアクションプランを提案するかもしれません。
横展開TIPS
このAIとの対話技術は、メールの作成や企画書の準備にも応用できます。たとえば、重要なクライアントへのメールを書くとき、「このメールで達成したい3つの目的は何か？」とAIに問い診ることで、より焦点を絞った内容を作成できます。また、新しい企画書については、「この企画の最も魅力的な3つのポイントは何か？」と尋ねることで、効果的なプレゼンテーション資料が作れるでしょう。
まとめと最初の一歩
この記事で紹介したAIとの効果的な対話法は、新社会人が業務において直面する多くの問題を解決する手助けとなります。まずは、次の会議後に「この議事録の中で最も重要な3つのポイントは何ですか？」とAIに尋ねてみてください。それだけで、あなたの業務効率は格段に向上するはずです。